Wydawałoby się, że wyposażenie biurowe jest elementem niezbędnym wyłącznie w firmach, które nastawione są na działalność w sektorze usług. Nie jest to jednak prawda, gdyż nawet w warsztacie bardzo często przydatne okazują się podstawowe szafy aktowe. Stanowią one rozwiązanie, które pozwala w wygodny sposób przechowywać dokumenty, a także chronić poufne dane przed dostępem ze strony osób trzecich. Szafy kartotekowe to rozwiązanie typu 2w1. Nie tylko zabezpieczają, ale i posiadają bardzo duże walory estetyczne, które okazują się nieocenione w przypadku dowolnych wnętrz. Każdy mebel metalowy projektowany jest bowiem z uwzględnieniem uniwersalnych rozwiązań, które okazują się sprawdzać w większości firm. Prosty design oraz bardzo duża funkcjonalność to bowiem klucz do efektywności. Jak dobierać meble metalowe do swojej działalności? Dlaczego zawsze warto mieć przynajmniej jedną szafę kartotekową w firmie? Tego dowiesz się właśnie tutaj! Sprawdź!
W zasadzie okazują się one przydatne w przypadku szerokie spektrum działalności. Nie ma w tym wypadku żadnej zasady. Wszędzie gdzie konieczne okazuje się przechowywanie danych, tam konieczne będzie rozwiązanie w postaci szaf kartotekowych. Kwestią dyskusyjną pozostaje jednak to jakiej wielkości okażą się konieczne. Gabinety medyczne, dentystyczne i biura zawsze będą wykorzystywać meble metalowe przeznaczone na dokumenty. Jednak nawet w pracowniach rzemieślniczych nastawionych np. na krawiectwo bądź ślusarstwo, szafy aktowe okazują bardzo przydatne, chociażby pod kątem zabezpieczenia dokumentacji klientów bądź osób zainteresowanych usługami w danej firmie.
Meble biurowe pozwalają przechowywać odpowiednio posegregowane dokumenty i kartoteki pacjentów. Do tego potrzebne jest jednak zawsze wyposażenie biurowe. Bez rozwiązań zbudowanych specjalnie pod potrzeby ochrony danych, nie jest możliwe efektywne przetrzymywanie żadnych dokumentów. Dlatego warto przemyśleć zakup między innymi szafki kartotekowej, która umożliwi łatwe, szybkie i proste segregowanie, a także znalezienie odpowiednich papierów.
Branża medyczna zawsze generuje szerokie spektrum danych, które wymagają przechowywania – bywa, że są to nawet długie lata. Niemal każdy gabinet lekarski bądź dentystyczny obsługuje dużą liczbę pacjentów, którzy wypełniają tony papierów, deklaracji, pozwoleń, a także zostawiając ksera swoich dokumentów. Wymaga to ogromnej ilości miejsca, a wspomniane dane trzeba przetrzymywać czasami bardzo długo z perspektywy przepisów prawa. Szafka kartotekowa więc sprawia, że wszystko znajduje się w jednym miejscu – posegregowane, łatwo dostępne i bezpieczne. Każdy mebel biurowy może być bowiem zamykany na klucz. Poza zapisem w komputerze placówki medyczne posiadają karty pacjentów. W tych zawsze znajdują się ich dane. Nie mogą być one wystawione na niebezpieczeństwo, gdyż wyciek w firmie jakiejkolwiek działalności jest pamiętany zawsze bardzo długo.
Dla organizacji i ułatwienia pracy osobom rejestrującym lub przechowującym dane bardzo ważne jest, aby zachować jak największy porządek, a dane układać alfabetycznie. Dostęp do nich musi być sprawny, w przeciwnym wypadku całość funkcjonowania placówki jest nieefektywna. Jeśli pracownik np. recepcji nie może znaleźć koniecznego formularza, to zaczyna powstawać kolejka. Potrzebna jest więc profesjonalna szafka na kartoteki, która wyeliminuje taki problem. W wielu przypadkach konieczne jest wstawienie co najmniej kilku mebli tego rodzaju.
Szafki katalogowe można wykorzystywać do wielu zadań. Nie muszą być wyłącznie pojemnikiem na dokumenty. Zaletą jest to, że większość zamykana może być na klucz. Dzięki temu możliwe jest katalogowanie także rzeczy. Szafki metalowe dostępne są w różnych rozmiarach. Można je dzięki temu niemal idealnie dopasować do swoich potrzeb.
Prawda jest taka, że jeśli szafki katalogowe zwiększają efektywność pracy i przestrzeni, to w szczególności w przestrzeni biurowej. Szafka na dokumenty przyda się sekretariatach, firmach, a także działach kadr, słowem wszędzie tam, gdzie konieczne jest magazynowanie dużej liczby dokumentów oraz sprawne katalogowanie danych. Szafka na akta musi być pojemna i wygodna w użytkowaniu. Ponadto powinna także dysponować odpowiednim zamknięciem, które ochroni zawartość przed dostępem osób nieuprawnionych. Zakup szaf kartotekowych ogranicza dzięki temu możliwość kradzieży danych. Zawsze warto jest zainwestować nieco więcej w zapobieganie powstawaniu problemu, gdyż naprawa jego skutków bardzo często pociąga za sobą koszty związane nie tylko z odszkodowaniem, ale i kosztami postępowania. Te natomiast najczęściej kilkukrotnie przewyższają cenę podstawowego pakietu mebli biurowych, a w tym szafy kartotekowej.