Utrzymywanie porządku w dokumentacji ma kluczowe znaczenie z kilku powodów. Dzięki temu jesteśmy w stanie nie tylko szybciej znaleźć konkretne akta z danego okresu, ale również wprowadzamy do biura ład, co przekłada się na większy komfort pracy oraz ułatwia koncentrację. Ponadto, zabezpieczone dokumenty trudniej zgubić, zabrudzić czy mechanicznie uszkodzić. Kolejne lata działalności każdej firmy wiążą się z coraz większą liczbą różnego rodzaju papierów. Szafa na akta to zdecydowanie jeden z najlepszych sposobów przechowywania dokumentacji, który zapewni jej bezpieczeństwo, a pracownikom ułatwi dostęp do całości.

W jaki sposób przechowywać dokumenty w szafie?

Samo wyposażenie się w mebel to zdecydowanie za mało. Kluczem jest opracowanie systemu segregacji. Szafa na akta powinna być jak najbardziej pojemna, aby po krótkim czasie nie pojawiła się konieczność zakupu większej wersji. Należy zacząć od posegregowania i sklasyfikowania dokumentów. W tym momencie może się okazać, że wiele z nich jest przechowywanych niepotrzebnie i zajmuje cenne miejsce, dodatkowo wprowadzając chaos informacyjny. Papiery najlepiej ułożyć latami lub przyporządkować do konkretnego klienta. Wybierając system klasyfikacji powinniśmy się zastanowić, który będzie dla nas najbardziej wygodny i intuicyjny. Szafy są zazwyczaj wyposażone w sporą liczbę regałów, dlatego możemy na nich wygodnie ułożyć kartony, segregatory oraz skoroszyty. Oczywiście nie wolno zapomnieć o ich wyraźnym podpisaniu, tak aby każda osoba mogła bez trudu odnaleźć potrzebny dokument.

O czym jeszcze warto pamiętać?

Choć część dokumentacji podlega archiwizacji, niektóre z nich są wciąż aktualne i pracownicy wykorzystują je podczas codziennej pracy. W tej sytuacji szafa na akta może zostać podzielona na dwie części. W tej łatwiej dostępnej warto umieścić segregatory, z których często korzystamy. Z kolei na samej górze lub na samym dole mogą znaleźć się akta, które nie są potrzebne na co dzień. Warto także przykleić kartki na poszczególnych regałach, aby przyspieszyć identyfikację. Jeśli przechowujemy szczególnie wrażliwe dane lub dokumenty, do których dostęp mogą mieć wyłącznie upoważnione osoby, najlepiej zaopatrzyć się w zamykaną szafę na akta. Dużą popularnością cieszą się tzw. lockery, które można zamknąć na klucz. Dostępne są też modele szyfrowe, które bardzo często wyróżniają się ognioodpornością. Najbardziej zaawansowane wersje zostały wyposażone w system ryglujący drzwi i system progów antywłamaniowych. Niektóre szafy można także przykotwić do podłoża.