Każda przestrzeń przeznaczona pod biuro wymaga skrupulatnego projektu. Przestrzeń pracownicza, niezależnie od profilu działalności, musi być przygotowana na to, że z czasem zmieni się w mini-archiwum na dokumenty. Jeśli przedsiębiorca nie posiada w tym wypadku osobnego pomieszczenia, to w zachowaniu porządku świetnym rozwiązaniem mogą być szafy kartotekowe lub aktowe. Jest to także wymóg nie tylko pod względem funkcjonalnym, ale i czysto prawnym. Dlaczego?
Przepisy obecnego systemu zobowiązują firmy rachunkowe bądź kadrowe do zabezpieczenia danych personalnych przed dostępem osób niepowołanych. Ponadto dokumenty zawierające takie informacje często muszą być przechowywane przez wyznaczony okres czasu. Z tego właśnie powodu w każdym biurze powinna znajdować się zamykana na klucz, specjalna szafa przeznaczona na akta osobowe.
Z prostej przyczyny. Każdy mebel metalowy tego typu łączy w sobie dwie bardzo ważne funkcje. Zabezpiecza i pozwala zachować porządek. Szafa na akta zapewnia wyłącznie osobom uprawnionym dostęp do dokumentów, a także umożliwia ich wygodniejsze archiwizowanie. Często meble tego typu wyposażone są w specjalne przegrody i segregatory, które pozwalają o wiele prościej kategoryzować dokumenty. Często umieszcza się je w dużych segregatorach, które niezwykle nieestetycznie prezentują się na półkach. Poza tym są ciężkie i niepraktyczne.
Ponadto z reguły są one wykonane ze stali. Co to oznacza w praktyce? Statystycznie na rynku jest mniej gorszych jakościowo artykułów z metalu niż z drewna. Wyposażenie stalowe oferuje o wiele większą pewność, że zakupiony produkt stanowi tak naprawdę inwestycję na lata eksploatacji. Ponadto metalowa szafa biurowa to jeden zakup, który będzie pełnił swoją funkcję przez bardzo długi okres.
Szafy na akta to rozwiązanie, które nie tylko ułatwia wygodne ustawienie obok siebie segregatorów, ale pozwala na ich bezpieczne przechowywanie. Jest to szczególnie istotne, jeśli w biurze przechowywane są nie tylko akta pracowników, ale i kontrahentów oraz osób trzecich. W takim wypadku niezbędne jest zaimplementowanie systemu autoryzacji. W przypadku wycieku danych koszty sądowe znacznie przewyższają koszt zakupu podstawowej szafy kartotekowej wyposażonej w podstawowy zamek. Dane wrażliwe wymagają szczególnej uwagi i nikt niepowołany nie ma prawa mieć do nich dostępu. Istotne jest więc, aby w każdym biurze znajdowała się zamykana na klucz szafa na akta osobowe. Ułatwi ona zachowanie poufności, a także uchroni firmę przed utratą reputacji na rynku. Zaniedbanie bezpieczeństwa danych jest bowiem niezwykle poważnie traktowane w środowisku firm usługowych.
Szafa na akta to rozwiązanie wykorzystywane niemal w każdej firmie. Zapewni ona 100% bezpieczeństwo dokumentacji, a także pozwoli efektywniej korzystać z danych. Szczególnie, jeśli posiada odpowiednie przegrody i skrytki ułatwiające archiwizację.
Szafy kartotekowe pozwalają zadbać o odpowiednią organizację miejsca pracy. Dlatego od lat są stosowane we wszystkich większych firmach. Bez nich nie byłaby bowiem możliwa prawidłowa organizacja przestrzeni pracowniczej. W przypadku niewielkich powierzchni biurowych wydaje się, że nie jest konieczny zakup takiego elementu wyposażenia. Jednak nie da się przechowywać półrocznej dokumentacji w segregatorach. Jest to możliwe, ale zawsze zajmie zawsze o wiele więcej przestrzeni niż jedna porządna szafa aktowa. Wystarczy wtedy jedna inwestycja i nie będzie konieczna implementacja rozwiązań improwizowanych w przyszłości.
Większość mebli metalowych jest o wiele bardziej wytrzymała niż te wykonane z drewna. Tańsze szafki ze stali oferują o wiele więcej niż drewniane w tym samym przedziale cenowym. Dlaczego? Z tego względu, że drewno wymaga odpowiedniej obróbki, co skutkuje wyższym kosztem sprzedaży. Metalowa szafa biurowa jest trwalsza niż jakakolwiek wykonana z drewna. Poza tym może być także dostępna w wariancie ognioodpornym, który zapewni trwałość danych w dowolnych warunkach.
Dużo zależy też od jakości materiału. W przypadku drzewa musi być ono w odpowiednim wieku, zostać ścięte we właściwy sposób, a następnie oddane w ręce prawdziwego fachowca. Wytapianie jest o wiele prostsze, a stal jest praktycznie zawsze taka sama. Jeśli nie zostaną dodane do niej żadne domieszki, to każdy mebel metalowy jest w zasadzie taki sam pod kątem jakości wykonania. Szafa na dokumenty z metalu średniej klasy będzie zdecydowanie lepsza niż taka wykonana z drewna niższej jakości.
Inwestycja w porządny pojemnik do przechowywania akt to fundament pracy biurowej. Nie trzeba wydawać w tym kontekście zbyt dużo. Wystarczy zwykła szafa na dokumenty zamykana na klucz. Powierzchnie biurowe urządzone w standardowy sposób zużywają się bardzo szybko. Dlatego od razu lepiej wydać nieco więcej i zaoszczędzić czas oraz pieniądze w perspektywie użytkowania przez pięć dni w tygodniu po osiem godzin. Ponadto z pewnością wpłynie to także pozytywnie na efektywność pracy osób zatrudnionych.