w trakcie kompletowania wyposażenia biura, można zgubić się już na początku. Dlaczego? Chodzi o to, że oferty poszczególnych artykułów pracowniczych znajdujących się na rynku mogą być niezwykle rozbudowane. Szerokie spektrum akcesoriów biurowych faktycznie potrafi wprowadzić w zakłopotanie. Szczególnie, że dzieli się na poszczególne kategorie oraz podkategorie. Przykładowo do akcesoriów biurowych zaliczymy zarówno segregator, jak i drukarkę. Co jednak faktycznie nam się przyda? W co najlepiej zainwestować na samym początku, a na co czekać? Tego dowiesz się właśnie w tym artykule!
Na początku dobrze jest skupić się na podstawach. Co konkretnie jest niezbędne, aby efektywnie wykonywał pracę ja oraz pracownicy? Pierwszym krokiem będzie odpowiedni sprzęt komputerowy, a także meble biurowe. Kompletne wyposażenie biura może poczekać. Aby mieć pewność, że praca będzie przebiegać efektywnie trzeba zainwestować w dobre meble komputerowe, które będą wygodne. Komfort jest niezwykle ważny, gdyż pozwala spędzić przy pracy znacznie więcej czasu w pozycji siedzącej bez potrzeby wstawania oraz dekoncentrowania się z uwagi na sztywniejące kończyny. Zupełnie inną rzeczą będzie także zapewnienie dostępu do akcesoriów biurowych, takich jak spinacze, organizery, długopisy i szerokie spektrum papieru oraz zeszytów.
Warto rozważyć przede wszystkim jaki charakter przyjmie praca na terenie firmy, a także jakie urządzenia będą konieczne w pracy. Meble komputerowe i sprzęt już wybraliśmy. Co jednak dalej? Na pierwszym miejscu będzie drukarka. Przynajmniej jedna jest konieczna. Nawet na większą ilość osób. Przydaje się do drukowania faktur oraz dokumentów. Z kolei wyposażona dodatkowo jeszcze w skaner znacząco ułatwi wykonywanie podstawowych obowiązków. Dlatego wybór rodzaju drukarki powinien być uzależniony od potrzeb biznesu. Przykładowo salon tatuażu będzie wymagał zakupu specjalnych drukarek to tworzenia kalek, z kolei biuro standardu ze wspomnianym skanerem. Jeśli drukować będziesz często i dużo, to lepiej jest przemyśleć drukarkę laserową. Tutaj trzeba jednak zaznaczyć, że wykonuje ona druk tylko czarno-biały. Kolor wymaga zakupu wariantu tuszowego.
Wyposażenie przestrzeni biurowej nie należy do najprostszych. Jeśli jednak kupiliśmy wszystko co niezbędne na początku, to można przemyśleć inwestycję, w sprzęt dodatkowy lub ograniczający koszty z perspektywy lat. Tutaj chodzi o ograniczenie konieczności korzystania z np. usług firm outsourcingowych. Jeśli możesz coś robić na miejscu, które nie wymaga tworzenia dodatkowego etatu, to z pewnością warto przemyśleć zakup np. bindownicy czy laminatora. Drugą kwestią jest zakup lepszej drukarki, aby ograniczyć konieczność kserowania u podwykonawców. Jest to przede wszystkim tańsze, a po drugie wymaga zdecydowanie mniej czasu i zwiększa tym samym efektywność pracy. Niszczarki, które utylizują dokumenty zawierające dane osobowe to podstawa zaraz obok drukarek. Stanowią bardzo ważne narzędzie w sekretariacie bądź księgowości lub biurze rachunkowym. Konieczność ochrony danych osób trzecich jest bowiem istotna nie tylko z perspektywy renomy, ale także w razie wycieku, firmie grożą sankcje karne oraz rekompensata. W wyposażeniu firmy niezbędne będą także gilotyny i trymery, które pozwolą wygodnie dzielić np. większe kartki papieru lub też łatwiej laminować poszczególne dokumenty.
Do sortowania i archiwizowania dokumentów bardzo przydatne są dziurkacze, zszywacze i rozszywacze. Pozwalają one łatwiej i schludniej wszystko katalogować. Do tego konieczny jest zakup odpowiednich mebli metalowych. W tym aspekcie chodzi o szafy kartotekowe lub inne meble biurowe ułatwiające przechowywanie dokumentów przez dłuższy czas. Poza tym bardzo dobrym pomysłem będzie także zakupienie szerokiego zestawu organizerów, spinaczy, klipsów do papieru i dokumentów, taśm klejących, artykułów piśmienniczych oraz zszywek.
W celu zachowania jak największego porządku w firmie konieczne są odpowiednie meble biurowe. Segregatory, teczki i skorowidze nie są wystarczające. Trzeba jeszcze je gdzieś postawić. Jeśli biurko i krzesło biurowe mamy, to kolejnym krokiem każdej firmy będzie zakup szafy na dokumenty. W szufladach można katalogować wedle własnego systemu organizacji dowolne dokumenty. Skraca to znacznie podstawowe procedury na terenie firmy, a także ogranicza czas niezbędny, aby znaleźć interesujące nas informacje.
Zdecydowanie, gdyż oszczędzi to późniejsze wydatków i pozwoli znacznie łatwiej zamknąć się w zakładanym budżecie na start. Warte uwagi są zarówno akcesoria biurowe elektroniczne, jak i kwestie typowo analogowe pokroju mebli czy też krzeseł i foteli, na segregatorach kończąc. Dbając o kompleksowo wyposażone biuro, dobrze jest także zainwestować w teczki do zadań specjalnych i podstawowych, a w tym teczki ofertowe, do akt, teczki przestrzenne bądź do archiwizacji zawieszkowej.