Każdy przedsiębiorca pragnie, aby na terenie jego firmy panował jak największy porządek. Wymaga to nie tylko dyscypliny wśród pracowników i zatrudnienia odpowiedniej firmy czyszczącej, ale także zakupu elementów wyposażenia biurowego, które będą do siebie pasować oraz umożliwią sprawne katalogowanie dokumentacji. Niezależnie od tego, czy mówimy o jednoosobowej firmie, czy rozbudowanym przedsiębiorstwie, to w przypadku obu tych działalności występują problemy tego samego rodzaju. Przede wszystkim obowiązują przepisy dotyczące przechowywania dokumentów, a po drugie segregowanie pism ułatwia późniejsze usuwanie po zakończeniu terminu.

Archiwizowanie narzuca więc na pracodawcę obowiązek przechowywania dokumentów tak, aby nie uległy one zniszczeniu, a także w sposób, który umożliwia ich łatwe znalezienie i przechowywanie. System gromadzenia dokumentacji zależy już od przedsiębiorcy. A podstawą tego systemu są właściwie dobrane meble, bez których właściwie trudno sobie wyobrazić sprawnie funkcjonujące archiwum.

Aranżacja archiwum w firmie razem z Biuromarket

Przede wszystkim warto zastanowić się nad tym, czy chcemy zdecydować się na sejfy biurowe i szafy kartotekowe, czy też np. same szafy wzmocnione na akta. Wiele zależy od tego, jakie są fizyczne możliwości przechowywania w danym biurze, a także jaką przestrzenią dysponuje firma. Z reguły najlepszym rozwiązaniem jest zakup kilku większych mebli metalowych i wydzielenie dla nich osobnego pomieszczenia. Utworzenie specjalnego archiwum pozwala bowiem lepiej kontrolować dostęp do danych, a także kto i w jakim zakresie z nich korzystał. Często jednak nie będzie to możliwe.

W takiej sytuacji warto połączyć przestrzeń biurową i maksymalnie wykorzystać ją pod kątem wyposażenia biurowego. Zorganizuj dostępną powierzchnię, tak aby w każdym pokoju biurowy obecna była szafa na dokumenty zamykana na klucz lub kod. Szczególnie warto zadbać o zagospodarowanie różnych wnęk i narożników. W tym zakresie oferujemy meble biurowe dopasowane pod wymiar wskazany przez kupującego. Dopasowanie nie jest więc problemem. Poza tym każdy ma możliwość skorzystania z możliwości customizacji, polegającej na wymianie zamka na inny bądź dodania kilku półek. Oprócz tego praktycznie każdą szafkę na dokumenty wyposażyć można w kółka. W ten sposób niektóre ważne pisma będzie można przemieszczać bezpiecznie w zamkniętym pojemniku.

Szafy na dokumenty

Ten rodzaj mebli biurowych sprawdza doskonale przechowywania szerokie spektrum materiałów związanych nie tylko z dokumentami. Na co dzień można w nich umieścić także wartościowy sprzęt, jak firmowe laptopy oraz komórki. Wykluczy to dostęp osób nieautoryzowany. Sama obecność tego typu rozwiązań pozwala ograniczyć możliwość wystąpienia sytuacji, w której dojść może do wycieku danych. Dlaczego warto zakupić szafy na dokumenty już na samym początku? Z prostej przyczyny. Koszty rozprawy sądowej, a także rekompensaty nałożonej prawomocnym wyrokiem, są o wiele wyższe niż cena zwykłego asortymentu, który pozwoli Ci podnieść poziom bezpieczeństwa na terenie całej firmy.

Szafy aktowe na dokumenty to doskonałe rozwiązanie

Pod kątem różnych procedur i dokumentacji służbowej, niezwykle przydatne okazują się segregatory i teczki. Często urastają one jednak do ogromnych rozmiarów, przez co będą nieestetycznie wyglądać na biurku. Są dużym ułatwieniem, jednak wymagają odpowiedniego przechowywania. Segregatory najlepiej umieścić w szafach aktowych dopasowanych do rozmiarów A4 bądź A3. Konieczne jest zawsze także zabezpieczenie – najlepszym wyborem będą więc szafy kartotekowe zamykane na klucz.

Szafy aktowe na dokumenty zamykane na klucz

W przypadku danych osobowych przetwarzanych przez firmę, istotnym zagadnieniem jest przechowywanie akt zarówno pracowników, jak i klientów oraz innych osób trzecich. Dokumenty zawierają dane wrażliwe i tym samym muszą być bardzo dokładnie zabezpieczone. Wymaga to implementacji monitoringu, systemów alarmowych, a także bardziej analogowych rozwiązań. W świetle przepisów RODO, obowiązujących od 25 maja 2018 roku, niedopuszczalne jest trzymanie dokumentów kadrowych w miejscu dostępnym dla każdego. Od każdego pracodawcy zatrudniającego co najmniej jedną osobę wymagane jest zapewnienie podwładnemu szafy na akta osobowe, zabezpieczonej zamkiem z szyfrem lub kluczem.

Zaplanowanie firmowego archiwum jest więc w takim wypadku rozwiązaniem, które pozwoli każdemu pracodawcy o wiele lepiej (i przede wszystkim niższym kosztem) zadbać o dokumentację. Przed zakupem należy oszacować, ile pism i faktur będzie podlegało archiwizacji w skali miesiąca, a także pamiętać, że liczba ta może stale i systematycznie rosnąć. W tym wypadku polecamy przejrzeć ofertę Biuromarket. Zapewniamy szerokie spektrum sejfów biurowych, szaf na dokumenty, również w wariancie wzmocnionym ognioodpornym, a także szereg zabezpieczeń, takich jak zamki cyfrowe. Sprawdź! Z pewnością dopasujesz coś idealnie do swoich indywidualnych potrzeb!